Copilot für KMU: Datenwege und Lizenz

Was Copilot aus Ihrem Mandanten liest

Copilot beantwortet eine Frage nicht aus dem Modell allein, sondern aus den Inhalten, die Microsoft Graph für die anfragende Person findet. Wer eine Mail sucht, bekommt Mails, die diese Person öffnen darf. Wer eine Datei sucht, bekommt Dateien aus SharePoint und OneDrive, für die dieselbe Berechtigung gilt.

Diese Kopplung ist der eigentliche Unterschied zu einem öffentlichen Chatbot. Die Antwort von Copilot nennt damit auch die Daten, die der Mandant bereitstellt. Die Qualität der Antwort folgt der Qualität dieser Daten: Eine Ablage mit uneinheitlichen Dateinamen liefert eine schlechtere Auswertung, auch wenn die Berechtigungen stimmen.

Die drei Modi in Excel

In Excel arbeitet Copilot in drei Modi, und die Wahl entscheidet, wie weit das Werkzeug selbst eingreift. Der Bearbeitungsmodus verändert die Arbeitsmappe direkt nach Ihrer Beschreibung. Der Planmodus legt vorher fest, was passieren soll, und lässt Sie den Plan bestätigen. Der Chatmodus bleibt im Dialog, die Antworten stehen im Chat.

• 1

  Bearbeiten – Copilot verändert die Arbeitsmappe nach Ihrer Beschreibung.

• 2

  Planen – Copilot erstellt zuerst einen Plan, den Sie bestätigen, und arbeitet danach.

• 3

  Chatten – die Antworten bleiben im Chat, die Arbeitsmappe bleibt unberührt.

Copilot in Excel bearbeitet Arbeitsblätter, erzeugt und formt Daten um, hebt Zeilen hervor, sortiert und filtert sie. Er ruft Informationen aus dem Web ab und durchsucht die eigenen Arbeitsdateien, um Kontext für die Antwort zu liefern. Der Modus Planen ist der vorsichtige Einstieg: Er trennt den Entwurf von der Ausführung.

Voraussetzungen und Lizenz

Copilot hat Anforderungen an App-Version, Lizenz, Netzwerk und Datenschutzeinstellungen. Fehlt die Schaltfläche in Excel, obwohl eine Lizenz vorliegt, prüfen Sie diese vier Punkte zuerst. Sie schließen einander aus: Ein Mandant mit gebietsbeschränkten Daten, in dem Copilot deaktiviert ist, zeigt die Schaltfläche auch mit gültiger Lizenz nicht.

• 1

  App-Version – die Schaltfläche erscheint nur in einer aktuellen Excel-Version.

• 2

  Lizenz – der Mandant braucht eine passende Copilot-Lizenz, der Nutzer allein genügt.

• 3

  Netzwerk – die Datenwege des Mandanten müssen erreichbar sein.

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  Datenschutz – bei gebietsbeschränkten Daten ist Copilot abgeschaltet.

Microsoft Copilot ist plattformübergreifend verfügbar: Excel läuft unter Windows, Mac, im Web, auf iPad, iPhone und Android. Bearbeiten, Planen und Chatten stehen unter Windows, Mac und im Web zur Verfügung. Auf dem iPad sind Chat und Planen verfügbar, auf iPhone und Android der Chatmodus. Diese Reichweite setzt eine Lizenz und Rollen im Mandant voraus.

Wo Copilot an Grenzen stößt

Copilot arbeitet mit der Qualität der Daten, die der Mandant bereitstellt. Die Antwort fällt so gut aus wie die Ablage, aus der sie kommt. Ein gescheiterter Test zeigt sich deshalb nicht als Fehlermeldung, sondern als schwache Antwort, die niemand prüft.

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  Finanzbuchhaltung – Microsoft nennt eine Grenze: Copilot darf dort nicht für Entscheidungen eingesetzt werden. Zahlen prüft ein Mensch vor der Verwendung.

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  Personenbezogene Daten – die Antwort landet im Chatverlauf. Dort gehört sie nicht hin, wenn der Empfängerkreis kleiner ist als der Mandant.

• 3

  E-Mail-Entwürfe – ein Entwurf braucht eine Freigabe, bevor er nach außen geht. Copilot erstellt Text, keine Entscheidung.

• 4

  Daten außerhalb des Mandanten – Copilot kennt den Dateiserver im Keller und das Preblatt des Lieferanten nicht. Für solche Fälle braucht es eine eigene Anbindung.

Für Belege, Kontakte und Termine aus Fachverfahren außerhalb des Mandanten braucht es eine Schnittstelle. Die Lexware API und der Connector für Power Automate sind zwei Wege dorthin, je nachdem ob Sie wenige Abläufe automatisieren oder eine eigene Anbindung betreiben.

Alle Fachbegriffe dieser Seite sind einmal abschließend erklärt – im Glossar mit 59 IT-Begriffen.

• 1

  Was Copilot aus Ihrem Mandanten liest – die Antworten stammen aus den Inhalten, für die die anfragende Person berechtigt ist.

• 2

  Die drei Modi in Excel – Bearbeiten, Planen und Chatten unterscheiden sich darin, wie weit das Werkzeug selbst eingreift.

• 3

  Voraussetzungen und Lizenz – vier Punkte entscheiden, ob die Schaltfläche erscheint.

• 4

  Wo Copilot an Grenzen stößt – die Finanzbuchhaltung, personenbezogene Daten und Daten außerhalb des Mandanten.