KI im Unternehmen: die vier Schritte

Was ist KI, und was ist sie nicht

Künstliche Intelligenz bezeichnet Technologien, die aus Daten lernen, Muster erkennen und Aufgaben lösen, für die vorher kein Code existierte. Klassische Software folgt einer festen Regel. Ein Modell erkennt ein Muster in Texten, Bildern oder Zahlenreihen und liefert ein Ergebnis. Genau diese Anpassungsfähigkeit macht KI für Unternehmen interessant — und für die Datenqualität so entscheidend.

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  Generative Modelle erzeugen Texte, Bilder und Code. Ihr Nutzen liegt in Entwürfen und Zusammenfassungen.

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  Analytische Modelle erkennen Muster in Daten und schlagen Entscheidungen vor. Ihr Nutzen liegt in Prognosen und der Anomalieerkennung.

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  Beide arbeiten nur so gut, wie die Daten dahinter geordnet sind. Ungeprüfte Daten erzeugen überzeugend falsche Antworten.

Wie viele Unternehmen KI einsetzen

61 Prozent der Unternehmen geben an, dass sich der Einsatzumfang von KI-Werkzeugen 2025 erhöht hat. Die Nutzung steigt also schneller, als die Konzepte hinterherkommen. Nach Unternehmensgröße getrennt zeigt sich eine deutliche Lücke: Großunternehmen setzen zu 48 Prozent aktive KI-Technologien ein, bei kleinen Unternehmen sind es 28 Prozent.

Die Lücke zwischen 48 und 28 Prozent ist kein Reifegrad der Technik, sondern eine Frage der Vorbereitung. Die Studie nennt als Hauptursachen fehlende Infrastruktur und mangelndes Know-how der Mitarbeitenden. Wer die Integration früh angeht, baut technologische Schulden ab, statt sie aufzubauen.

Vier Phasen bis zum produktiven Einsatz

Die Einführung gelingt in vier Phasen. Jede setzt die vorige voraus, und jede lässt sich an einem konkreten Ergebnis prüfen. Wer mit dem Werkzeug beginnt, arbeitet an der falschen Stelle.

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  Phase 1: Bedarf klären – ein konkreter Prozess wird benannt, an dem die Arbeit hakt.

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  Phase 2: Daten prüfen – Datenquellen, Vollständigkeit und Zugriffsrechte werden geklärt.

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  Phase 3: Rechtsrahmen sichern – Vertrag über Auftragsverarbeitung, TOMs und Risikoeinstufung.

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  Phase 4: Mitarbeitende einbinden – Schulung, Freigaberegeln und ein Ort für Versuche.

Phase 2 verdient mehr Aufmerksamkeit, als sie bekommt. 56 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen beklagen Zeitverlust durch mangelnde Integration und die daraus resultierenden Systembrüche. Wo Prozesse Lücken haben, kann KI diese Lücken nicht schließen. Sie beschleunigt eine lückenlose Kette und verbreitert eine defekte.

Phase 3 entscheidet über die Vertragslage. Der EU AI Act gilt seit dem 1. August 2024 und ordnet Anwendungen nach Risikogruppen mit Transparenz- und Dokumentationspflichten. Für typische Büroanwendungen wie Textentwürfe ist der Aufwand gering, die dokumentierte Entscheidung gehört trotzdem dazu.

Phase 4 entscheidet über die Nutzung. 64 Prozent der IT-Verantwortlichen und Fachkräfte geben an, dass Mitarbeitende bei Technologieentscheidungen kaum oder gar nicht einbezogen werden. Die Folge ist eine Akzeptanz, die am Ende nicht trägt, auch wenn die Technik trägt.

Welche Anwendungen sich für kleine Unternehmen lohnen

Die Bundesnetzagentur berichtet, dass etwa 30 Prozent der Unternehmen KI einsetzen, meist in der Erprobungsphase, und der Einsatz mit der Unternehmensgröße zunimmt. Für kleine Unternehmen heißt das: Der Einstieg lohnt sich dort, wo eine Aufgabe wiederkehrt und das Ergebnis prüfbar bleibt.

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  Belegprüfung – Rechnungen gegen Bestellungen und Lieferscheine abgleichen. Das Ergebnis ist dokumentierbar.

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  Textentwürfe – Protokolle, Angebotsschreiben und E-Mail-Entwürfe. Der Mensch prüft und gibt frei.

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  Dokumentenauswertung – Verträge und Betriebsanleitungen nach Bedingungen durchsuchen.

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  Wissenssuche – vorhandene Dokumente im Mandant auffinden, ohne sie zu kopieren.

Wann eine KI-Antwort nicht weiterhilft

Generative KI ersetzt kein Fachverfahren. Sie erzeugt Text, sie führt keine Buchung aus und sie prüft nichts. Wenn die Aufgabe eine Entscheidung verlangt, bleibt ein Mensch verantwortlich. Copilot darf laut Microsoft in sensiblen Bereichen wie der Finanzbuchhaltung nicht für Entscheidungen eingesetzt werden, die Ausgaben sind Entwürfe.

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  Buchhaltung – die Verbuchung bleibt eine Entscheidung der Fachkraft.

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  Personenbezogene Daten – der Vertrag über Auftragsverarbeitung klärt den Weg, die Freigaberegel den Umgang.

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  Eingehende Belege – für den Rechnungseingang bleibt der Belegempfang der revisionssichere Weg.

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  Auswertungen mit Zahlenbezug – ein Entwurf braucht die Prüfung durch die Person, die die Zahlen verantwortet.

Alle Fachbegriffe dieser Seite sind einmal abschließend erklärt – im Glossar mit 59 IT-Begriffen.

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  Was ist KI, und was ist sie nicht – generativ, analytisch und die Rolle der Datenqualität.

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  Wie viele Unternehmen KI einsetzen – die Zahlen der MaibornWolff-Studie im Überblick.

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  Vier Phasen bis zum produktiven Einsatz – Bedarf, Daten, Rechtsrahmen und Menschen.

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  Welche Anwendungen sich für kleine Unternehmen lohnen – und welche Aufgaben eine KI nicht löst.