Microsoft 365 sichert die Verfügbarkeit, nicht Ihre Daten. Der Leitfaden zeigt, welche Bereiche das native Backup abdeckt, was fehlt und wie Sie die Wiederherstellung absichern.
Microsoft 365 ist bei den meisten kleinen und mittleren Unternehmen die Arbeitsplattform. E-Mails, Dokumente, Dateien und Chats liegen in Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams. Das beweist aber nicht, dass diese Daten gesichert sind.
Microsoft sichert die Verfügbarkeit seiner Dienste. Für Ihre Daten sind Sie selbst verantwortlich, wie es das Modell der geteilten Verantwortung beschreibt. Der native Dienst „Microsoft 365 Backup“ schließt diese Lücke für einen Teil der Datenbereiche. Welche Bereiche das sind, was typischerweise fehlt und wie Sie die Wiederherstellung planen, zeigt dieser Leitfaden.
Die Erpressung kombiniert Verschlüsselung mit der Veröffentlichungsdrohung. Rund 82 Prozent der 2025 angezeigten Ransomware-Angriffe in Deutschland folgten diesem Muster (BKA-Bundeslagebild Cybercrime 2025). Eine Wiederherstellung stellt die Daten wieder her, nimmt den Angreifern aber das Drohpotenzial nicht.
Was das Microsoft 365 Backup abdeckt
Microsoft 365 Backup sichert OneDrive-Konten, SharePoint-Websites und Exchange-Postfächer. Die Sicherung läuft automatisch nach einer Richtlinie, die Sie im Microsoft 365 Admin Center festlegen. Microsoft sieht dafür Aufbewahrungszeiträume von drei Monaten, sechs Monaten, einem Jahr und zwei Jahren vor. Bestehende Richtlinien stehen standardmäßig auf einem Jahr. Innerhalb dieser Zeiträume können Sie punktgenau zurückgehen. Für OneDrive und SharePoint beträgt das Wiederherstellungsfenster zehn Minuten für die letzten zwei Wochen. Danach stehen wöchentliche Wiederherstellungspunkte über bis zu 52 Wochen bereit. Für Exchange liegt das Fenster bei zehn Minuten.
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Aufbewahrung – Drei Monate, sechs Monate, ein Jahr oder zwei Jahre je Richtlinie.
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Automatik – Die Sicherung läuft ohne Eingriff, die Richtlinie steuert den Umfang.
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Granularität – Einzelne E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Dateien sind wiederherstellbar.
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Nachweis – Protokolle belegen, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt gesichert war.
Der Umfang im Detail
Die folgende Übersicht trennt, was das native Backup abdeckt, von dem, was typischerweise fehlt. Sie ist die Grundlage für jede Auswahl eines Backup-Anbieters für Microsoft 365. Die Angaben stammen aus der Microsoft-Dokumentation und gelten für den nativen Dienst. Drittanbieter auf Basis der Microsoft 365 Backup Storage decken mehr Bereiche ab.
| Datenbereich | Im Microsoft 365 Backup enthalten | Typischerweise nicht enthalten |
|---|---|---|
| Exchange Online | Benutzer- und freigegebene Postfächer, einzelne Elemente wiederherstellbar. | Raum- und Gruppenpostfächer, Änderungen an Entwürfen. |
| SharePoint Online | Websites mit Dateien und Metadaten, Rollback auf einen Zeitpunkt. | Websites außerhalb der Sicherungsrichtlinie. |
| OneDrive for Business | Konten mit Dateien, Wiederherstellung in alte oder neue URL. | Konten, die nicht in der Richtlinie stehen. |
| Microsoft Teams | Nicht enthalten. | Chats, Kanäle, geteilte Dateien und Besprechungsaufzeichnungen. |
| Microsoft 365 Groups | Nur Postfächer, sofern sie der Richtlinie folgen. | Gruppenpostfächer, Kalender und Dokumente der Gruppe. |
| Aufbewahrung | Bis zu zwei Jahre, einstellbar je Richtlinie. | Längere Fristen, das leisten Drittanbieter. |
| Speicherort | Innerhalb der Microsoft-365-Datengrenze. | Ein eigener Speicher außerhalb des Tenants. |
| Abrechnung | 0,15 US-Dollar je Gigabyte und Monat, Wiederherstellungen kostenlos. | Zusätzliche Lizenz- und Speicherkosten je nach Anbieter. |
Was fehlt und warum es auffällt
Teams ist die häufigste Lücke. Chats, Kanalunterhaltungen und geteilte Dateien sind im nativen Backup nicht enthalten. Dort entscheidet sich, ob eine Projektentscheidung aus einem Chat nach einem Löschvorgang noch auffindbar ist. Auch bei Exchange endet die Abdeckung nicht überall. Microsoft nennt ausdrücklich, dass Raum- und Gruppenpostfächer nicht unterstützt werden. Änderungen an Entwürfen und an einzelnen Nachrichtenmerkmalen erzeugen keine Version und sind damit nicht wiederherstellbar. Gelöschte Elemente werden dagegen gesichert und bleiben im Aufbewahrungszeitraum wiederherstellbar.
Microsoft gibt an, dass die Daten die Vertrauensgrenze von Microsoft 365 nicht verlassen. Wer eine Kopie außerhalb des Tenants braucht, etwa für ein externes Audit, braucht einen Drittanbieter.
Prüfen Sie vor der Einrichtung, ob Teams im Angebot enthalten ist. Ein Backup ohne Teams sichert Postfächer und Dokumente, lässt aber die Kommunikation im Chat ungesichert.
Die Wiederherstellung planen
Ein Backup wird erst dann wertvoll, wenn die Wiederherstellung funktioniert und schnell genug ist. Legen Sie deshalb fest, wie viel Datenverlust Sie hinnehmen und wie schnell der Betrieb wieder laufen soll. Diese beiden Zielwerte steuern Aufbewahrung und Wiederherstellungsweg.
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Aufbewahrung festlegen – Flüchtige Daten brauchen wenige Monate, Verträge deutlich mehr.
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Zielwerte definieren – Wie viel Verlust tragen Sie hin, wie schnell muss der Betrieb wieder laufen?
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Richtlinie kontrollieren – Entfernte Konten werden ein Jahr aufbewahrt, SharePoint-Websites 52 Wochen.
- 4
Restore testen – Erst ein geprüfter Restore zeigt, ob die Kopie wirklich hilft.
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Zugang trennen – Passwörter und Wiederherstellungsschlüssel gehören nicht in dasselbe Postfach.
Nativer Dienst oder Drittanbieter?
Das native Produkt deckt drei Datenbereiche ab und rechnet nach gesicherter Datenmenge ab. Ein Drittanbieter ergänzt Teams, Gruppenpostfächer und längere Aufbewahrung, verlangt dafür in der Regel eine eigene Lizenz pro Nutzer. Für KMU kommt ein zweiter Punkt hinzu: Die Wiederherstellung muss jemand anstoßen können. Das kostet Arbeitszeit, wenn der Betrieb unter Druck steht. Im Managed Service ist dieser Schritt Teil der festen SLA mit garantierter Reaktionszeit.
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Häufige Fragen zum Microsoft 365 Backup
Prüfen wir gemeinsam, welche Ihrer Microsoft-365-Daten heute tatsächlich gesichert sind. Im kostenlosen Erstgespräch nehmen wir Postfächer, SharePoint, OneDrive und Teams unter die Lupe.
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