Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach DSGVO.
Jahre IT-Praxis
aktive Kunden vertrauen uns
statt Hotline
konforme IT-Services
Nach den Fristen des Handelsgesetzbuchs müssen Geschäftsbriefe zehn Jahre archiviert werden. Outlook hält sie deutlich kürzer vor.
Ohne revisionssichere Ablage sind Geschäftsbriefe nach ein bis zwei Jahren nicht mehr auffindbar.
Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, verschwindet sein Postfach. Ohne Archiv ist der Schriftverkehr weg.
Wer in fünf Jahren einen bestimmten Beleg finden muss, hat ohne Index keine Chance.
Ohne Unveränderbarkeit kann ein Dokument nachträglich geändert werden. Der Nachweis ist wertlos.
Jedes Dokument ist nach dem Schreiben unveränderbar gespeichert und mit Prüfsumme nachweisbar.
Auch innerhalb eines einzelnen Posteingangs, nicht nur über den Papierkorb.
Wir richten Löschfristen ein, die mit den gesetzlichen Vorgaben zusammenpassen.
Einrichtung ohne Export und ohne Migration der bestehenden Ablage.
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir Ihre Mail-Archivierung.
Wir prüfen Ihre aktuelle E-Mail-Archivierung und Compliance-Lage.
KostenlosWir entwerfen eine auf Ihre Branche zugeschnittene Archivierungs-Lösung.
IndividuellSie erhalten ein schriftliches Angebot – ohne Kleingedrucktes. Was drin steht, gilt. Sie entscheiden in aller Ruhe.
Transparent kalkuliertWir implementieren MailStore, migrieren Alt-E-Mails und betreiben die Lösung.
ProaktivAlle drei Modelle laufen auf derselben Plattform. Der Unterschied liegt in der Aufgabenteilung – nicht in der Qualität.
Firmen ohne eigenes IT-Personal
Wir kümmern uns um alles
Microsoft 365 und ein Archiv-Repository
Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur
Fehlerbehebung, Updates und Weiterentwicklung
Hilfe per Remote-Zugriff, bei Bedarf auch vor Ort.
KMU mit eigenem IT-Team
Wir teilen die Aufgaben mit Ihrem Team und erweitern es
Microsoft 365 und ein Archiv-Repository
Komplex IT überwacht Server & Backup, Sie die Arbeitsplätze.
Störungen nach Zuständigkeit & gemeinsame Weiterentwicklung
Ihr Team hilft per Remote und vor Ort – Komplex IT bei Bedarf
Große IT-Teams
Sie betreiben in Eigenregie – auf unserer Plattform.
Microsoft 365 und ein Archiv-Repository
Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur
Fehlerbehebung, Updates und Weiterentwicklung
Hilfe per Remote-Zugriff, bei Bedarf auch vor Ort.
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Microsoft 365 und ein Archiv-Repository
Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur
Fehlerbehebung, Updates und Weiterentwicklung
Hilfe per Remote-Zugriff, bei Bedarf auch vor Ort.
KMU mit eigenem IT-Team
Wir teilen die Aufgaben mit Ihrem Team und erweitern es
Microsoft 365 und ein Archiv-Repository
Komplex IT überwacht Server & Backup, Sie die Arbeitsplätze.
Störungen nach Zuständigkeit & gemeinsame Weiterentwicklung
Ihr Team hilft per Remote und vor Ort – Komplex IT bei Bedarf
Große IT-Teams
Sie betreiben in Eigenregie – auf unserer Plattform.
Microsoft 365 und ein Archiv-Repository
Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur
Fehlerbehebung, Updates und Weiterentwicklung
Hilfe per Remote-Zugriff, bei Bedarf auch vor Ort.
Was die GoBD verlangt, welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie eine revisionssichere Archivierung funktioniert.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regelt in Deutschland, wie Unternehmen E-Mails aufbewahren müssen. Für KMU bedeutet das: Handels- und Geschäftsbriefe müssen 6 Jahre, Rechnungen 10 Jahre archiviert werden.
Aufbewahrungspflichtig sind alle Handels- und Geschäftsbriefe, also eingehende und ausgehende E-Mails mit Geschäftsbezug. Dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Vertragliches, aber auch allgemeine Korrespondenz. Heise iX dokumentiert regelmäßig, welche E-Mails betroffen sind.
Outlook speichert E-Mails nur lokal oder im Exchange Online. Ohne separate Archivierung gehen E-Mails bei Postfach-Auflösungen, Löschungen oder Hardware-Wechsel verloren. Bitkom empfiehlt ein separates Archiv mit Volltextsuche und Aufbewahrungsfristen für jedes KMU ab 5 Mitarbeitenden.
Quellen: BSI Cloud-Archivierung · Heise iX GoBD · Bitkom Archivierung · MailStore · BMF GoBD-Schreiben
Managed Mailarchiv bedeutet, dass Komplex IT die revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mails übernimmt. Inklusive GoBD-Compliance, Volltextsuche, Aufbewahrungsfristen und Export-Funktionen für Audits.
Die Kosten hängen von der Anzahl Postfächer und gewünschten Funktionen ab. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen Sie den Rahmen, das schriftliche Angebot legen wir nach einer Bestandsaufnahme fest.
Die Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) regeln in Deutschland, wie E-Mails aufbewahrt werden müssen. GoBD-konforme Archivierung erfordert: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Sicherheit.
Alle Handels- und Geschäftsbriefe mit externen Partnern. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre, alle anderen 6 Jahre. Privat-E-Mails sind nicht aufbewahrungspflichtig, sollten aber getrennt archiviert werden.
MailStore indiziert alle E-Mails inkl. Anhänge. Die Volltextsuche über Millionen E-Mails liefert Ergebnisse typischerweise in unter 2 Sekunden.
Ja, bei Verwendung von MailStore mit EU-Hosting und klarer Aufbewahrungs-Policy. Wir setzen Aufbewahrungsfristen durch und löschen E-Mails automatisch nach Ablauf. Eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist Standard.
Ja. Wir migrieren Ihre bestehenden E-Mails aus Exchange Online, IMAP-Servern oder PST-Dateien ins Archiv. Volltextsuche und Zugriff über Browser, Outlook-Plugin oder Mobile App.
Sie erhalten sofort Zugriff auf alle archivierten E-Mails im relevanten Zeitraum. Export als PDF oder CSV für Ihren Steürberater. Prüfprotokoll dokumentiert jeden Zugriff.
Das sind die Managed Services, mit denen wir das sicherstellen
Managed Backup
3-2-1-Backup mit regelmäßiger Wiederherstellungsprobe – damit im Ernstfall nichts dem Zufall überlassen bleibt.
Mehr erfahren →Managed Endpoint
Patches, Inventar und Sicherheit laufen automatisch. NinjaOne als Basis, persönlicher Ansprechpartner.
Mehr erfahren →Managed Security
SOC-gestützte Bedrohungserkennung, EDR und mehrschichtiger Schutz – für KMU, die Angreifer frühzeitig abwehren.
Mehr erfahren →Managed Microsoft 365
Lizenzierung, Einrichtung, Migration und laufende M365-Betreuung – Lizenzkosten weist das Angebot getrennt aus.
Mehr erfahren →Managed Server
Proaktives Monitoring, Wartung und Entstörung – damit Ihre Server nicht zum Engpass werden.
Mehr erfahren →Managed Firewall
Next-Gen Hardware-Firewall mit drei Schutzstufen – betreut und überwacht von Komplex IT.
Mehr erfahren →Verständlich erklärt: GoBD-Compliance, Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Archivierung für KMU in Deutschland.
Jedes Gerät durchläuft vier Phasen: Beschaffung, Betrieb, Austausch und Aussonderung. Wer sie im Blick behält, spielt Betriebskosten und Datenrisiken gegeneinander ab.
Monitoring ist der Grund, warum ein Serverausfall selten überrascht. Welche vier Ebenen überwacht werden müssen, damit ein Alarm im Alltag etwas nutzt.
Eine IT-Sicherheitsberatung klärt, wo ein KMU heute steht, welche Lücken bestehen und welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge wirken. Der Ablauf in vier Schritten.
Servicegebiet
Komplex IT GmbH
Rüttenscheiderstr. 120, 45131 Essen
NRW und deutschlandweit
Wir betreuen KMU in ganz Deutschland – remote und, wenn nötig, auch vor Ort. Unser Büro in Essen ist der zentrale Anlaufpunkt für das Ruhrgebiet.
Lernen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch kennen. Wir zeigen Ihnen, wo Ihre E-Mail-Archivierung heute steht.