Lexware API: Anbindung an Lexware Office

Was die Lexware API ist

Lexware Office stellt eine öffentliche REST-Schnittstelle bereit, über die Programme Kontakte, Belege und Artikel lesen und schreiben. Die Antworten kommen als JSON. Der Zugriff läuft über ein API-Gateway, dessen Schlüssel die Buchhaltung selbst erzeugt und mit einzelnen Rechten versehen kann. Diese Schnittstelle ist der Kern jeder Anbindung.

Wer die Schnittstelle direkt anspricht, braucht eigenen Code. Der Connector nimmt diese Arbeit ab. Er bringt die Aktionen in die Oberfläche von Power Automate, in Logic Apps und in Power Apps. Die Kehrseite: Ein unabhängiger Anbieter pflegt den Connector, Lexware selbst pflegt die Schnittstelle.

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  Die Lexware Public API – die Schnittstelle von Lexware, direkt über HTTP erreichbar. Sie ist der Kern, der Connector nur die Hülle.

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  Der Lexoffice-Connector in Power Automate – die Übersetzung dieser Schnittstelle in Aktionen und in einen Auslöser.

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  Der Belegempfang per E-Mail in Lexware Office – der Weg für eingehende Belege. Er läuft ohne Schnittstelle und bleibt für die E-Rechnung der übliche Weg.

API oder Connector: zwei Wege zur Anbindung

Beide Wege sprechen dieselben Endpunkte an. Sie unterscheiden sich darin, wer den Ablauf baut und wer ihn betreibt. Das entscheidet sich daran, wie viele Abläufe anfallen und ob im Haus bereits ein Entwicklungsteam arbeitet.

Die Tabelle nennt die Regel für den Alltag. Ein einzelner Ablauf, der zweimal im Monat läuft, ist im Connector schneller gebaut. Ein Betrieb, der jeden Tag Belege in beide Richtungen bewegt, rechnet die eigene Anbindung gegen den laufenden Betrieb.

Die Lexware API als Alternative zu Power Automate

Power Automate ist nicht der einzige Weg zu Lexware Office. Wer die Schnittstelle selbst nutzt, kommt ohne Microsoft-Tenant, ohne Lizenz je Nutzer und ohne Connector eines unabhängigen Anbieters aus. Dafür übernimmt das Haus den Betrieb der eigenen Lösung.

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  Ohne Microsoft-Tenant. Die Daten laufen direkt zwischen Lexware Office und dem Zielsystem, ein Vertrag über Auftragsverarbeitung für den Tenant entfällt.

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  Ohne Lizenz je Nutzer. Die Kosten entstehen im Entwicklungseinsatz, nicht in einer monatlichen Nutzerlizenz.

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  Ohne Connector eines Drittanbieters. Die Aktionsliste und die Limits liegen in der Dokumentation von Lexware, nicht bei einem Hersteller in der Vorschau.

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  Ohne eigene Oberfläche. Die Bedienung läuft über die vorhandene Buchhaltung, ein Portal oder eine App kommt nicht dazu.

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  Mit eigenem Betrieb. Server, Protokollierung, Fehlerbehandlung und Wartung liegen beim Haus oder beim Dienstleister.

Dafür trägt die eigene Anbindung die Verantwortung für den Betrieb. Der Connector ist im Vorschau, die API ist stabil. Beide Wege führen zum selben Ziel, und die Entscheidung fällt am Aufwand für den Betrieb.

Eigene Systeme anbinden: API-Schlüssel und Rechte

Der Zugang zur Lexware API läuft über einen API-Schlüssel. Sie erzeugen ihn im Developer Portal von Lexware und hinterlegen ihn im Zielsystem als geheime Zeichenfolge. Der Schlüssel trägt die Rechte, die die Anbindung braucht — mehr Rechte braucht er nicht.

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  Schlüssel holen – In Lexware Office öffnen Sie Erweiterungen, dann Weitere Apps, dann öffentliche API. Dort legen Sie einen API-Schlüssel mit den Rechten an, die der Ablauf braucht.

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  Rechte prüfen – Ein Schlüssel lässt sich auf einzelne Bereiche beschränken. Für einen Belegabgleich braucht der Ablauf Lesezugriff auf die Gutscheinliste, für einen Kontaktabgleich zusätzlich Schreibrechte auf Kontakte.

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  Verbindung anlegen – Wer den Connector nutzt, wählt ihn in Power Automate aus und hinterlegt den Schlüssel als geheime Zeichenfolge. Die Verbindung ist nicht teilbar: Jede Person, die den Flow nutzt, braucht eine eigene.

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  Verbindung testen – Die Aktion zum Abrufen der Profilinformationen liefert Mandant und Organisation. Sie zeigt, ob der Schlüssel trägt und ob die Rechte passen.

Was die Anbindung kann

Der Connector bündelt diese Bereiche zu rund 45 Aktionen. Wer die API direkt anspricht, spricht dieselben Endpunkte an. Ein Filter verbindet mehrere Bedingungen mit UND, einzelne lässt er weg. Für große Mengen teilt der Abruf das Ergebnis in Seiten. Die Standardgröße liegt bei 25, bei fünf Endpunkten sind bis zu 250 Einträge pro Seite möglich.

Für den Rechnungseingang hat die Schnittstelle ein Limit. Eine PDF- oder XML-Datei für die Belegerfassung legt die API nicht an. Dafür gibt es den Belegempfang per E-Mail in Lexware Office. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD nach der europäischen Norm EN 16931 nimmt der Belegempfang an und legt sie in den Ordner „zu prüfen“.

Rechnungen entstehen als Entwurf

Rechnungen, Gutschriften und Angebote legt der Connector als Entwurf an. Ein Parameter beim Anlegen schließt den Vorgang ab, wenn die Buchhaltung das Dokument sofort freigeben soll. Danach lässt sich der Status nicht mehr ändern.

Bestellbestätigungen und Lieferscheine entstehen immer im Entwurfsmodus, bei ihnen gibt es keinen Abschluss-Parameter. Das PDF rendert der Connector erst auf Zuruf. Nach dem Anlegen liefert die Antwort eine Dateikennung, mit der der Flow das Dokument in einem zweiten Schritt holt.

So schnell darf der Flow abfragen

Die Lexware-API begrenzt den Abruf auf zwei Anfragen pro Sekunde. Wer mehr schickt, bekommt die Antwort 429, und der Aufruf läuft nicht. Die API nutzt dafür einen Token-Bucket. Wer sie anspricht, sollte dasselbe Verfahren anwenden: warten statt nachfragen.

Für einen Flow heißt das: Ein Monatsabschluss über viele Belege braucht Bündelung und Wiederholungen mit wachsender Wartezeit. Der Connector drosselt zusätzlich auf hundert Aufrufe pro sechzig Sekunden je Verbindung. Zwei Flows auf derselben Verbindung teilen sich dieses Budget.

Ein Auslöser für Ereignisse

Der Connector bringt genau einen Auslöser mit. Er registriert ein Ereignisabonnement für den Kontaktendpunkt und verlangt dabei die Art des Ereignisses. Zurück kommen Datum, Ereignistyp, Mandant und die Kennung des betroffenen Datensatzes.

In der Praxis läuft das so: Der Flow legt in Lexware ein Ereignisabonnement an und übergibt seine eigene Rückrufadresse. Danach meldet Lexware jede Änderung an diesen Endpunkt. Die öffentliche API kennt dabei über vierzig Ereignistypen, vom neu angelegten Artikel bis zur Statusänderung einer Rechnung.

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  article.created, article.changed und article.deleted – jede Änderung an einem Artikel.

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  contact.created, contact.changed und contact.deleted – jede Änderung am Kundenstamm.

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  invoice.status.changed – der Wechsel einer Rechnung von offen auf bezahlt.

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  token.revoked – der Widerruf eines API-Schlüssels.

Was die Schnittstelle nicht kann

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  Freigeben – einen Entwurf kann der Connector nicht abschließen. Die Freigabe bleibt bei der Buchhaltung in Lexware Office.

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  Status ändern – den Status eines bestehenden Belegs ändert die Schnittstelle nicht.

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  Belege einlesen – eine PDF- oder XML-Datei für die Belegerfassung legt die Schnittstelle nicht an. Dafür gibt es den Belegempfang per E-Mail.

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  Lagerbestände – Bestände aus der Warenwirtschaft führt die Schnittstelle nicht. Sie liefert Belege und Stammdaten.

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  Kontakte mit mehreren Adressen – die Schnittstelle ändert einen Kontakt nicht, sobald er mehr als eine Adresse führt. Das gilt für Rechnungs- und Lieferadressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

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  Aufbewahrung und Verfahren – die GoBD-Ablage bleibt in Lexware Office. Ein Connector kann sie weder ersetzen noch nachweisen.

Buchhaltungsdaten im Microsoft-Tenant

Beim Anbinden verlassen Daten das Lexware-Konto. Kontakte, Belegsummen und Artikeldaten laufen durch den Microsoft-Tenant, in dem der Flow liegt. Wer Buchhaltungsdaten verarbeitet, braucht deshalb einen Vertrag über Auftragsverarbeitung, eine dokumentierte Rollenverteilung und einen Blick auf die Region des Tenants.

Der Connector selbst bringt kein Rechtemanagement mit. Er liest Daten, die eine Person im Mandant sehen darf, und schreibt mit den Rechten des angemeldeten Kontos. Zwei Regeln helfen: Der API-Schlüssel bekommt nur die Rechte, die der Flow braucht, und der Flow läuft unter einem Dienstkonto statt unter einem Mitarbeiterkonto.

Wann ein anderes Werkzeug sinnvoller ist

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  Eingehende Belege – für den Rechnungseingang bleibt der Belegempfang per E-Mail der einfachere Weg. Er nimmt die Datei unverändert an und legt sie in den Ordner „zu prüfen“.

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  Aufbewahrung nach GoBD – Originaldateien und Verfahrensdokumentation bleiben in Lexware Office. Weder API noch Connector sind dafür der Ort.

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  Hohe Last – ein Belegabgleich über zehntausend Belege stößt an die Limits der Schnittstelle. Besser ist ein Export, der über mehrere Tage läuft.

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  Stammdatenpflege mit Freigabe – wer Preise oder Kontaktdaten im Vier-Augen-Prinzip pflegt, braucht die Freigabe in Lexware. Die Anbindung beschleunigt nur den Transport.

Offene Posten automatisch finden

Ein Ablauf, der sich im Alltag bewährt, kommt mit vier Schritten aus. Er filtert die Gutscheinliste nach einem Zeitraum und liest den Zahlungsstatus der gefundenen Belege. Danach schreibt er die offenen Posten in eine Liste und meldet die Fälle, die eine Entscheidung brauchen.

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  Filter setzen – Typ, Status, Kontakt und Zeitraum grenzen die Menge ein. Ohne Zeitraum greift das Limit von 10.000 Einträgen.

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  Zahlungsstatus lesen – die Zahlungsaktion liefert je Beleg den offenen Betrag und den Zahlungsstand.

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  Ergebnis ablegen – eine Liste in SharePoint oder eine Tabelle in Excel nimmt die offenen Posten auf. Der Beleg selbst bleibt in Lexware.

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  Entscheidung anstoßen – überfällige Belege lösen eine Meldung in Teams aus, der Freigabeprozess läuft in Lexware weiter.

Alle Fachbegriffe dieser Seite sind einmal abschließend erklärt – im Glossar mit 59 IT-Begriffen.