E-Rechnung Lexware: der Workflow

Der Weg einer Rechnung durch beide Systeme

Am Anfang steht der Eingang, am Ende die Auswertung. Dazwischen liegen fünf bis sieben Handgriffe, die meist eine Person erledigt. Wer sie aneinander reiht, bekommt einen Prozess, der ohne Suchen funktioniert und bei dem jede Rechnung einen nachvollziehbaren Weg hat.

Lexware E-Rechnung empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Lexware Office nimmt sie über den Belegempfang per E-Mail an, erkennt sie anhand des strukturierten Teils und legt sie in den Ordner „zu prüfen“. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang, für die Ablage braucht es mehr.

Für die eigene Buchhaltung braucht das zwei Dinge: eine gültige Lizenz von Lexware Office und eine Ablage, die den Anforderungen der Aufbewahrung genügt. Für den Empfang von E-Rechnungen ist die Version S der Einstieg, für das Ausstellen ab Version M. Welche Version in Ihrem Mandant läuft, steht in den Einstellungen von Lexware Office.

Empfang: vom Postfach in den Belegordner

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. In der Praxis landen die Rechnungen im Postfach, und dort beginnt die eigentliche Arbeit: prüfen, ob die Datei durchgelassen wurde, und entscheiden, wer sie bearbeitet.

An Exchange hängen drei Stellen, an denen ein XML-Anhang blockiert werden kann. Keine davon blockiert XML standardmäßig. Die Listen enthalten ausführbare Dateitypen wie EXE, MSI oder SCR, keine XML-Dateien. Wer eine Datei umbenennt, um sie durchzubringen, riskiert die Inhaltsprüfung, weil sie den echten Typ erkennt.

• 1

  Die Outlook-Richtlinie auf dem Client blockiert beim Anzeigen und Speichern.

• 2

  Die OWA-Richtlinie des Postfachs kann Dateitypen über BlockedFileTypes und AllowedFileTypes sperren.

• 3

  Der Anhangsfilter in Defender für Office 365 lehnt Dateitypen ab, die ein Administrator einträgt.

ZUGFeRD kommt als PDF an und bleibt davon unberührt. Betroffen ist die XRechnung als XML-Datei. Sollte eine Datei blockiert werden, heben Administratoren die Sperre über die OWA-Richtlinie auf. Eine Ausnahme je Postfach ist möglich, weil die Richtlinie einzeln zugewiesen wird.

Zwischen Outlook und Lexware Office gibt es keine direkte Anbindung. Die Software bietet keinen Connector für das Postfach und kein Add-in für Outlook. Zwei Wege bleiben in der Praxis.

• 1

  Sie senden den XML-Anhang aus Outlook an die Empfangsadresse von Lexware Office. Dort landet der Beleg im Ordner „zu prüfen“, bereit zur Erfassung.

• 2

  Sie laden die Datei in der Belegerfassung hoch. Lexware Office prüft die Datei dann auf technische Gültigkeit.

Die Empfangsadresse von Lexware Office nimmt bis zu 20 freigegebene Absenderadressungen an, darunter eigene Firmenpostfächer. Zulässig sind PDF, Bilddateien und XML, keine Archive und keine passwortgeschützten Dateien. Pro E-Mail gelten 20 Megabyte und 20 Anhänge. Die Funktion steht in der Version XL bereit.

Prüfen und Erfassen in Lexware Office

In der Belegerfassung erfasst Ihre Buchhaltung den Beleg. Eine E-Rechnung wird dabei auf technische Gültigkeit geprüft. Der Beleg wandert in den Ordner „zu prüfen“, von dort übernimmt ihn die Buchhaltung über die Schaltfläche „Beleg erfassen“.

Danach verändert sich die Oberfläche. Die Seiten eines Belegs lassen sich bei einer E-Rechnung nicht bearbeiten, die automatische Texterkennung bleibt aus, und die Datei wird unverändert gespeichert. Das ist gewollt: Der empfangene Datensatz bleibt das, was der Absender geliefert hat. Deshalb lässt sich eine E-Rechnung auch nicht mit anderen Belegen zu einem Sammelbeleg verbinden.

Versand: Vorlagen, Stammdaten und Absenderpostfach

Beim Ausstellen dreht sich die Arbeit um drei Dinge. Die Vorlage muss die Pflichtangaben liefern. Die Stammdaten von Sender und Empfänger müssen vollständig sein. Und die Rechnung muss über ein Postfach laufen, das der Empfänger akzeptiert.

Lexware Office erstellt beide Formate und versendet sie aus dem verbundenen Postfach. Über die OAuth2-Verknüpfung des Microsoft-Kontos nutzt die Software den Versandweg Ihres Mandanten. Der Vorteil liegt im SPF-Eintrag, im DKIM-Schlüssel und im DMARC-Eintrag Ihres Domains: Der Empfänger sieht Ihre Absenderadresse und Ihre Signatur.

Behörden stellen zusätzliche Anforderungen. Dort braucht die Rechnung das Format XRechnung mit Leitweg-ID, und die Einreichung läuft über ein Portal des jeweiligen Auftraggebers. Das ist der einzige Fall, in dem die Leitweg-ID Pflicht ist.

Auf der Empfangsseite arbeitet Lexware Office dieselbe Regel: Eine empfangene E-Rechnung lässt sich weder verändern noch bearbeiten, und die Datei wird unverändert gespeichert. Für die Aufbewahrung ist das die entscheidende Eigenschaft, denn § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz verlangt acht Jahre. Bei einer E-Rechnung muss dafür mindestens der strukturierte Teil so archiviert werden, dass er in seiner ursprünglichen Form unveränderbar vorliegt.

Die Rollenverteilung auf einen Blick

Ablage und Aufbewahrung in der Praxis

Die Belegablage in Lexware Office ist der einfachste Weg. Die Datei liegt unverändert beim Hersteller, und das Unternehmen bekommt einen Nachweis über die Aufbewahrung. Zwei Alternativen lohnen sich, wenn Sie die Belege selbst bei sich halten oder gemeinsam nutzen wollen.

In SharePoint hält ein Aufbewahrungslabel einen Beleg als Record fest. Danach sind Bearbeiten und Löschen gesperrt, jede Änderung landet in der Preservation Hold Library, und das Protokoll vermerkt jede Sperr- und Entsperraktion. Unveränderbarkeit ist dabei nicht automatisch aktiv. Sie brauchen ein veröffentlichtes Label, den Record-Lock und den Preservation Lock für die Richtlinie selbst.

Für die GoBD zählt nicht die Anlage, sondern der Nachweis. Der strukturierte Datensatz muss maschinell auswertbar bleiben, und Ihre Verfahrensdokumentation muss Ablageort, Rollen, Zugriffsrechte und den Datenexport für das Finanzamt beschreiben. SharePoint trägt keine Zertifizierung, die Ihnen die GoBD-Konformität bescheinigt. Den Nachweis führt Ihre Verfahrensdokumentation zusammen mit der internen Kontrolle.

Eine Umstellung der Aufbewahrung ist ein eigener Vorgang. Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege acht Jahre statt zehn. Bücher und Aufzeichnungen bleiben 10 Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Prüfen Sie Ihre Fristensteuerung und die Altdaten, denn die kürzere Frist wirkt auf alle Fristen zurück, deren Ablauf noch nicht erreicht war.

Für den Rechnungseingang wirkt die Frist ab dem 1. Januar 2027 auf die Ausgangsseite. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Wer E-Rechnungen empfängt, muss die Aufbewahrung in jedem Fall sicherstellen.

Sicherheit und Datensicherung im Mandanten

Rechnungen sind ein beliebtes Ziel. Eine gefälschte Rechnung mit geänderten Bankdaten schlägt oft schneller auf als ein Schadprogramm. Drei Maßnahmen liegen deshalb auf dem kritischen Pfad. Die mehrstufige Authentifizierung gilt für alle Konten mit Buchhaltungsrechten. Die Rollen auf die Belegablage bleiben eng. Und die Freigabe erfolgt durch eine zweite Person vor der Zahlung.

• 1

  Mehrstufige Authentifizierung für jedes Konto, das Belege sieht, erfasst oder freigibt.

• 2

  Geteilte Postfächer für den Rechnungseingang, damit kein Konto allein Belege empfängt und bezahlt.

• 3

  Freigabeschritte mit Vier-Augen-Prinzip, bevor eine Rechnung über einen bestimmten Betrag bezahlt wird.

• 4

  Ein eigenes Backup der Daten aus Microsoft 365, weil die native Sicherung der Plattform nicht alle Dienste abdeckt.

• 5

  Protokolle der Zugriffe auf die Belegablage, damit ein Vorfall nachvollziehbar bleibt.

Für die Datensicherung gilt derselbe Grundsatz wie beim Backup von Mandantendaten: Die native Sicherung der Plattform deckt Exchange, SharePoint und OneDrive ab. Für Teams, Gruppenpostfächer und Daten in weiteren Werkzeugen fehlt dieser Schutz. Ein eigenes Backup schließt diese Lücke.

Abläufe automatisieren mit Power Automate

Power Automate verbindet die Stationen des Prozesses, ohne die Buchhaltungssoftware anzutasten. Der Ablauf erkennt die eingegangene Rechnung im Postfach, legt sie in SharePoint ab, benachrichtigt die zuständige Person in Teams und erinnert an offene Freigaben.

• 1

  Auslöser – eine neue Mail mit Anhang im Rechnungseingang startet den Ablauf.

• 2

  Ablage – der Anhang landet unverändert in SharePoint, mit einheitlicher Benennung.

• 3

  Meldung – die zuständige Person erhält eine Nachricht in Teams.

• 4

  Freigabe – Rechnungen ab einem festen Betrag laufen zur Bestätigung.

• 5

  Erinnerung – offene Freigaben und nahe Zahlungsfristen erzeugen eine Meldung.

• 6

  Protokoll – jeder Schritt wird in einer SharePoint-Liste nachvollziehbar festgehalten.

Drei Grenzen halten den Ablauf in Rahmen. Die Ablage im Originalformat hat Vorrang, der Ablauf darf die Datei nicht verändern. Eine Anbindung an Lexware Office gibt es inzwischen als Connector für Power Automate. Er steht in der Vorschau, stammt von einem unabhängigen Anbieter und kann Belege anlegen, aber keinen Entwurf freigeben. Und der Ablauf gehört einem Team oder einem Dienstkonto, nicht einer Einzelperson, sonst bricht er beim ersten Urlaub. Welcher Lizenzplan die benötigten Aktionen umfasst, hängt von Ihrem M365-Plan ab.

Wer den Ablauf dauerhaft betreibt, prüft auch die Alternative. Die Lexware API spricht dieselben Daten direkt an, ohne Microsoft-Tenant und ohne Lizenz je Nutzer. Dafür trägt das Haus den Betrieb der eigenen Lösung. Welcher Weg zu Ihrem Prozess passt, hängt am Aufwand für den Betrieb.

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Copilot in Excel: Auswertung in der Praxis

Copilot liest das, was Sie ohnehin sehen dürfen. Der Zugriff folgt den Berechtigungen aus SharePoint und OneDrive, und die Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Für die Rechnungsauswertung heißt das: Eine Auswertung zeigt nur Belege, die Sie auch ohne Copilot öffnen könnten.

In Excel erzeugt Copilot Diagramme, Pivot-Tabellen, Zusammenfassungen, Trends und Ausreißer. Benennen Sie die Spalten, die er auswerten soll, dann stimmt das Ergebnis häufiger. Aus einem Export aus der Buchhaltung entstehen so Aussagen zu offenen Posten, zu Umsätzen je Kunde oder zu Kosten je Lieferant. Je nach Lizenz steht die Funktion zur Verfügung, das prüfen wir im Erstgespräch.

Eine Grenze nennt Microsoft selbst: Copilot darf für Entscheidungen in sensiblen Bereichen wie der Finanzbuchhaltung nicht eingesetzt werden. Die Auswertung liefert damit einen Entwurf. Beträge, Fristen und steuerliche Einordnungen prüfen Sie vor der Entscheidung, und Zahlen mit Personenbezug gehören in Ihre Datenschutzdokumentation.

• 1

  Richten Sie ein getrenntes Postfach für den Rechnungseingang ein und lassen Sie es im Tagesverlauf leeren.

• 2

  Prüfen Sie in Exchange, ob XML-Anhänge durch einen Filter blockiert werden.

• 3

  Legen Sie fest, wer neue Belege erfasst und wer sie freigibt.

• 4

  Legen Sie den Weg von Outlook zur Belegerfassung fest, mit Empfangsadresse oder Upload.

• 5

  Richten Sie die Aufbewahrung in SharePoint mit Label und Record-Lock ein, wenn Sie Belege selbst halten.

• 6

  Prüfen Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge Ihrer Domain.

• 7

  Legen Sie einen Backup-Plan für die Daten aus Microsoft 365 fest.

• 8

  Prüfen Sie, ob der Copilot-Einsatz für Ihre Daten mit der Datenschutzdokumentation zusammenpasst.

• 9

  Schulen Sie das Team und versenden Sie eine Testrechnung an einen Geschäftspartner.

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