E-Rechnung ab 2027: Fristen und Formate

Die Fristen bis 2028

Das Wachstumschancengesetz hat die Ausstellungspflicht neu gefasst. Zwei Daten bestimmen den Termin: der 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, der 1. Januar 2028 für alle übrigen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 und kennt keine Ausnahmen.

E-Rechnung: Definition und Abgrenzung

Entscheidend ist das Format, nicht der Versandweg. § 14 Abs. 1 UStG verlangt für die E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht, und verweist dafür auf die europäische Norm EN 16931. Ein gescanntes Dokument oder eine aus Word erstellte PDF-Datei hat diese Eigenschaften nicht.

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  Strukturiert – die Rechnung liegt als Datensatz vor, den eine Software ohne Abtippen auslesen kann.

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  Maschinenlesbar – das Format folgt EN 16931, die in Deutschland gebräuchlichen Standards XRechnung und ZUGFeRD erfüllen sie.

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  Elektronisch übermittelt – der Weg bleibt frei, das Gesetz schreibt kein bestimmtes Transportverfahren vor.

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  Ausgestellt und empfangen – beide Seiten arbeiten mit demselben strukturierten Format.

Die Nachricht per E-Mail kann die Rechnung weiterhin tragen. Entscheidend ist der Anhang: Er enthält die strukturierten Daten, nicht nur ein Bild. Ob der Empfänger eine E-Mail oder einen elektronischen Datenaustausch nutzt, regeln die Parteien untereinander.

Für die Aufbewahrung folgt daraus eine Anforderung, die über die Ablage hinausgeht. Der strukturierte Teil muss maschinell auswertbar bleiben, und Ihre Verfahrensdokumentation muss Ablageort, Rollen und Zugriffsrechte beschreiben. Die Grundlage bildet die GoBD. Ein E-Mail-Postfach allein erfüllt diese Anforderung nicht.

XRechnung oder ZUGFeRD: zwei Formate, ein Zweck

Beide Formate sind für die E-Rechnung zugelassen. Der Unterschied liegt in der Darstellung: XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Bild, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Bei ZUGFeRD wird der XML-Teil ausgelesen, nicht das Bilddokument.

Welche Fassung aktuell gilt, führen die Versionsübersichten der Herausgeber. Für ZUGFeRD gilt seit dem 4. August 2026 die Version 2.5.2. Bei XRechnung bleibt es beim 3.0-Standard, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards bis mindestens zum 31. Juli 2027 ankündigt. Eine Vorversion von 4.0 liegt seit dem 15. September 2026 vor, sie ist für den produktiven Einsatz noch nicht freigegeben.

Die Übergangsregeln 2026 und 2027

Die Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz schafft drei Fristen. Bis Ende 2026 darf jeder Aussteller auf Papier abrechnen. Ein anderes elektronisches Format braucht bis dahin die Zustimmung des Empfängers. Wer unter der Schwelle von 800.000 Euro bleibt, darf noch ein Jahr länger sonstige Rechnungen versenden, also bis zum 31. Dezember 2027.

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  Bis 31.12.2026 – Papierrechnung für alle Aussteller, sonstige elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.

• 2

  Bis 31.12.2027 – sonstige Rechnungen für Unternehmen bis 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr.

• 3

  Bis 31.12.2027 – elektronischer Datenaustausch nach EDI auch ohne Zustimmung des Empfängers.

Die Schwelle von 800.000 Euro knüpft an den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz im vorangegangenen Kalenderjahr an. Wer die Grenze im Jahr 2026 überschreitet, stellt ab Januar 2027 nach den neuen Regeln ab.

Ausnahmen: Kleinbetrag, Kleinunternehmer, Behörde

Die Pflicht greift nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung besteht. Für Endverbraucher und viele steuerfreie Umsätze gilt sie nicht. Auch innerhalb der Pflicht gibt es Ausnahmen, bei denen eine sonstige Rechnung genügt.

Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz stellen keine E-Rechnungen aus. Empfangen müssen sie trotzdem können. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, greift die Pflicht ab diesem Zeitpunkt.

Aufbewahrung: acht Jahre für Rechnungen

Wer eine Rechnung ausstellt oder empfängt, hält ein Doppel über acht Jahre auf. Bei einer E-Rechnung genügt es, wenn der strukturierte Teil so aufbewahrt wird, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein bloßes Bilddokument verliert die Daten.

Für Bücher, Aufzeichnungen und Inventare gelten zehn Jahre, für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die Umstellung auf die kürzere Frist wirkt auf alle Fristen zurück, deren Ablauf noch nicht erreicht war. Läuft Ihre Fristensteuerung nach der alten Regel, prüfen Sie sie jetzt.

Der Blick nach Brüssel: ViDA ab 2030

Die EU hat das Paket zur Digitalisierung der Umsatzsteuer im März 2025 verabschiedet. Zwei Schritte sind für Unternehmen relevant: Ab dem 1. Juli 2030 gelten die digitalen Meldeanforderungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze, bis zum 1. Januar 2035 richten die Mitgliedstaaten ihre nationalen Systeme daran aus.

Für den deutschen Meldesystem der E-Rechnung gibt es noch keinen Starttermin. Das Bundesministerium der Finanzen hat im Juli 2026 einen Aktionsplan gegen Steuerkriminalität vorgelegt. Er kündigt ein Umsatzsteuermeldesystem ohne Datum an und will die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf 15 Jahre verlängern. Ein Plan ist noch kein Gesetz, der geltende Stand bleibt bei acht Jahren. Das Kabinett hat die Vorhaben zum Kassenwesen im September 2026 beschlossen, die Aufbewahrungsfristen blieben dabei unberührt.

Im Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen ein ergänzendes Schreiben veröffentlicht. Es regelt Einzelfälle wie Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Kontrollfunktion der Leistungsbeschreibung, Bauleistungen, Rabatte und die Bruttopreisrechnung. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es derzeit kein Format für Bruttopreisrechnungen, das Ministerium beanstandet dies bis Ende 2027 nicht. Zwei Punkte sind für die Praxis wichtig. Die Nichtausstellung als E-Rechnung ist danach keine Ordnungswidrigkeit. Und die Regeln werden noch an die späteren Anforderungen des Meldesystems angepasst.

Was jetzt zu tun ist

Der Stichtag rückt näher, und die Frist für die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2027. Fünf Schritte bringen ein Unternehmen auf den Stand, unabhängig davon, ob die Ausstellungspflicht schon 2027 oder erst 2028 greift.

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  Betroffenheit klären – Prüfen Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Über 800.000 Euro bedeutet: Die Ausstellungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2027. Darunter bleibt ein Jahr Zeit, die Umstellung gehört trotzdem nicht auf Dezember 2027 zu schieben.

• 2

  Ausgangsseite prüfen – Kann Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen? Bei einer DATEV-Anbindung ist das meist gelöst, bei branchenspezifischer Software häufiger die eigentliche Baustelle.

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  Eingangsseite prüfen – Wo landen eingehende E-Rechnungen heute? Ein zentrales Postfach genügt für den Empfang. Liegt die Datei nur im Postfach eines Mitarbeiters, ist die Aufbewahrung nicht erfüllt.

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  Stammdaten ergänzen – Vollständige Kunden- und Lieferantendaten brauchen die Pflichtangaben, darunter Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-Identifikation. Dieser Schritt dauert erfahrungsgemäß am längsten.

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  Partner informieren – Wer früher umstellt als seine Geschäftspartner, gewinnt Zeit für die Fehlerbereinigung, statt sie im Januar 2027 unter Druck zu suchen.

Alle Fachbegriffe dieser Seite sind einmal abschließend erklärt – im Glossar mit 59 IT-Begriffen.